QuoteWerks ™

Devis de produits et de services. QuoteWerks vous permet de réaliser des devis de produits et de services. Vous pouvez tout aussi bien entrer les informations directement dans une ligne de devis (« au fil de l’eau »), ou utiliser des bases de données des produits et services proposés couramment. Vous pouvez organiser vos bases « produits » par fournisseur, par nature ; avec autant de niveaux et sous niveaux souhaités. Si vos produits et services sont gérés par un autre applicatif, vous pouvez les importer en utilisant l’Assistant d’Importation de QuoteWerks.

Création et gestion des révisions des devis. QuoteWerks permet d’ouvrir un devis, de le modifier, puis de la sauvegarder comme un devis « révisé ». QuoteWerks sauvegardera automatiquement le devis révisé avec soit un suffixe numérique ou un suffixe alphabétique (tel que -01 ou –A), et mettra à jour le lien avec GoldMine pour que celui-ci fasse référence au devis « révisé ». Lors du passage en commande, toutes les révisions seront notées remplacées. Vous voyez ainsi l’ensemble des révisions vous donnant une vue complète sur la démarche commerciale.

Utilisation de Produits et Services gérés par d’autres applicatifs. La version Professional and Corporate Edition de QuoteWerks peut être reliée à de nombreuses sources de données telle que les sources de type ODBC (MS SQL, MS Access, Oracle etc.) Ceci vous permet de réaliser vos devis en sélectionnant les produits ou services de ces bases de données en plus des produits et services des bases gérés directement par QuoteWerks.

Personnalisation de l’édition des présentations. Utilisez l’éditeur de formatage des présentations pour personnaliser vos devis. Chaque entreprise a son propre format de présentation des devis pour ses clients. Vous pouvez choisir de façon précise quelle information vous voulez voir apparaître et celle que vous ne voulez pas voir apparaître dans le devis. Vous pouvez insérer le logo de l’entreprise, des images, les lignes, des encarts spécifiques.  Vous pouvez positionner des couleurs de fond de page, des polices de caractères, des tailles alignements etc. Si vous souhaitez inclure une image à chaque ligne du devis, vous pouvez définir son emplacement sa taille etc. En plus, vous pouvez définir des formules de calculs personnalisées. Vous pouvez ainsi créer une formule qui fera apparaître « Vous êtes un client privilégié »  si le montant du devis dépasse les 10 000 €. Vous pouvez ainsi créer presque tous les types de formules. L’éditeur de formatage des présentations est très puissant, flexible et facile d’utilisation.

QuoteWerks est livré avec des présentations standard, prêtes à être utiliser pour : les devis, les commandes clients, les factures, les commandes fournisseurs. Vous pouvez modifier les présentations existantes, et/ou créer tout format de présentation que vous voulez, tel que : ordre de travail, liste de préparation, etc.

Utilisation de GoldMine pour connaître les informations du client. QuoteWerks est très étroitement intégré à votre Gestionnaire de Contact : GoldMine. Aucune double saisie n’est nécessaire, ni importation. La capacité du DataLink permet aux deux applications de dialoguer, d’échanger leurs informations en direct.

Nomenclature de Produits et de Services. La fonction « nomenclature » vous permet d’ajouter par un seul clic, à votre devis, un ensemble complet de produits. Si vous proposer souvent un même ensemble de produits et/ou services la fonction de « nomenclature » vous fait gagner énormément de temps. Vous pouvez préciser de façon très simple quels produits et services entre dans la composition de cette nomenclature. Lorsque vous ajouter cette nomenclature au devis, tous les produits et services sont ajoutés par le détail et automatiquement au devis. L’utilisation de nomenclatures garantie de ne pas oublier un produit ou un service au devis. QuoteWerks a deux types de nomenclatures : les nomenclatures simples et les nomenclatures groupées. Avec une nomenclature simple les produits et services sont ajoutés par le détail au devis. Avec une nomenclature groupée il est possible de ne faire apparaître sur le devis qu’une seule ligne dont le montant correspond au total des montants détaillés, dans ce cas la liste détaillée des produits et services composant la nomenclature peut être cachée ou peut apparaître.

Obtenez le meilleur prix. Lorsque vous sélectionnez un produit pour l’ajouter au devis, vous pouvez faire un clic droit pour immédiatement voir le coût d’achat de ce produit chez chacun de vos fournisseur et donc choisir celui qui vous convient le mieux.

Recalculez un devis avec des nouveaux ou meilleurs tarifs. Souvent les clients demandent des devis, mais pour une variété de raisons, leur projet prend du retard. Alors, le jour où le client vous rappelle pour vous demander de réactualiser votre devis, pas de problème pour QuoteWerks, sélectionner les lignes à recalculer et choisissez l’option de réactualisation des prix. Immédiatement votre devis est recalculé. Plus prècisemment, si le nouveau tarif global est moins élevé, QuoteWerks vous demande si vous voulez garder la différence à votre profit ou si vous voulez en faire bénéficier votre client

Liaison avec le logiciel comptable. QuoteWerks est lié en standard avec divers logiciels de comptabilité. Nous avons aussi un Module d’exportation  qui peut être utilisé pour exporter les commandes vers un logiciel de comptabilité (gestion commerciale).

Envoyez par mail vos devis. …..

Envoyer par fax vos devis. …

Configurez vos produits. QuoteWerks possède son propre configurateur de produit. Celui-ci permet de choisir à partir d’une liste de produits celui souhaité par le client. (la plupart des configurateurs existants sur le marché coûtent plusieurs milliers d’euros). La définition du produit se fait étape par étape, à chaque étape la liste qui s’affiche est fonction des choix précédents. L’utilisation du configurateur est une source de productivité, d’efficacité, de rigueur dans l’avancement de la création du devis, permettant à l’équipe commerciale de ne pas oublier d’article dans le devis.

Dispositif de copie spéciale. Un dispositif de copie permet d’importer des données saisies à partir d’applicatifs extérieurs, tels que des PDA ou le logiciel de configuration de HP.

Importation/Exportation au format XML. …

Partage/Synchronisation des devis. Avez-vous des commerciaux sur le terrain ? Travaillez-vous de temps en temps à partir de chez vous ? QuoteWerks  peut être installé en central à la maison mère et aussi sur les ordinateurs personnels de chaque commercial. Les devis réalisés sur le terrain par les commerciaux seront automatiquement synchronisés par GoldMine, une consolidation des devis sera alors réalisée mettant ainsi à jour la base centrale de QuoteWerks.

Suivre votre marge brute. Avec les fonctions avancées de QuoteWerks, vous avez connaissance de la marge brute réalisée sur chaque élément vendu.

Accès à l’historique des prix de ventes. Par un simple clic vous voyez l’historique des prix auxquels vous avez vendu votre produit dans le passé. Et en particuliers à quel prix vous avez vendu ce produit la dernière fois.

Création de devis, de factures clients et de commandes fournisseurs. Une fois la commande client reçue, vous pouvez imprimer si nécessaire une commande fournisseur pour chaque fournisseur référencé dans la commande client.

Articles obligatoires. Très souvent vous avez besoin ajouter certains produits et/ou services si certains produits et/ou services sont proposés dans le devis. Ce dispositif vous permet d’associer des articles obligatoires à un article donné. Ainsi lorsque vous ajouterez l’article donné les articles obligatoires seront ajoutés automatiquement par QuoteWerks. Vous n’oublierez jamais plus d’article dans vos devis !

Gestion personnalisée de l’information. QuoteWerks utilise des champs et des colonnes personnalisables pour satisfaire les besoins spécifiques à votre entreprise concernant les produits et les devis. Ainsi si vous avez besoin de gérer une notion de couleur pour certains articles, alors vous pouvez dénommer « Couleur » un champ personnalisable et faire apparaître une colonne correspondante. QuoteWerks est très simple à personnaliser pour régler des demandes spécifiques.

Création d’états des ventes et de catalogues produits.  En plus des éditions standard qui sont livrées avec QuoteWerks, l’outil interne de création d’états vous permet facilement de modifier et même de créer des nouveaux états sur bases des informations que vous souhaitées. Vous pouvez créer des états des ventes prévues, des commissions, des ventes terminées, mais aussi des états sortant de l’ordinaire. Vous pouvez connaître quel commercial est le plus productif, quel produit vous procure le plus de profit, quel produit ou service est vendu le plus, etc. Vous pouvez aussi créer des catalogues de produits pour vos clients (comportant le tarif spécifique à ce client), des fiches article, des fiches d’inventaire, etc. Les états peuvent être copiés et passés à MicroSoft Word.

Dispositif de sécurité.  L’administrateur de QuoteWerks peut positionner des paramètres de sécurité pour chaque utilisateur. Vous pouvez préciser à quelle option de menu l’utilisateur à droit. Vous pouvez préciser quels utilisateurs peuvent modifier/voir/supprimer chaque devis d’utilisateur. Vous pouvez préciser les droits de chaque utilisateur, les limites de leur capacité à exécuter certaines tâches comme la suppression des produits de la base de données, les modifications de la présentation des états, etc. Ces droits sont maintenus en central, et peuvent être envoyés sur les installations individuelles de QuoteWerks.

Documentation automatique. QuoteWerks automatise le processus complet du devis/commande, en commençant par la construction du devis à partir d’un format de présentation spécifique du devis, et pour aller jusqu’à la production du devis au client.

Pour faciliter ce processus, QuoteWerks permet l’utilisation de page de garde et de documentation intégrée. Vous pouvez créer une liste de pages de garde personnalisées (utilisez un traitement de texte pour les créer et sauvegardez les au format RTF) que vous utiliserez facilement en les sélectionnant lors de la création du devis.

QuoteWerks permet l’utilisation de documentation intégrée. Ce dispositif vous permet de créer un ensemble de documents tels que : annexe de garantie, informations de support, condition générales de ventes, promotion du mois, lettre d’accord, et de façon général tout document que vous souhaité joindre au devis. Une fois rassemblés, vous pouvez facilement sélectionner les pages que vous souhaitez envoyées avec le devis. Les documents sont au format RTF ou au format PDF (les documents au format PDF ne peuvent être qu’envoyés par mail).

QuoteWerks permet enfin l’utilisation de spécifications relatives aux produits et/ou services.  Vous pouvez préciser des documents de spécifications techniques pour tous les produits et/ou services. Contrairement à la description de l’article qui ne peut dépassée 32 000 caractères, le document de spécifications techniques vous permet de créer une page séparée d’informations qui peut inclure une image du produit. Aussi, lors de l’impression du devis, QuoteWerks ajoutera automatiquement (à la fin du devis) le document de spécifications techniques pour chacun des produits inclus dans le devis. Vous n’avez pas besoin de créer spécifiquement un document de spécifications techniques pour faire apparaître une image du produit, cependant, le document de spécifications techniques vous donne plus de flexibilité  pour faire apparaître des informations relatives aux articles. . Les documents sont au format RTF ou au format PDF (les documents au format PDF ne peuvent être qu’envoyés par mail).

Multi-devises : QuoteWerks peut gérer le devis en deux monnaies, une monnaie locale et une monnaie alternative. Les formats de dates et de monnaie étrangers sont supportés.
Si vous achetez tout ou partie de vos produits en monnaie étrangère, vous pouvez entrer leur prix en monnaie étrangère dans la définition du produit, QuoteWerks calculera automatiquement le montant en monnaie locale.